Новости о СЭД и ECM

В low-code BPM платформе Первая Форма обновилось хранилище документов - Диск. В нем появился компактный вид «Список», в котором файлы отображаются с крупными цветными иконками (Excel — зелёные, Word — синие, PDF и изображения — красные, папки — оранжевые), превью-аватарками вместо иконок для изображений, и компактной строкой с именем, владельцем, датой и размером. На Диске теперь можно искать по всему доступному объёму — не только по текущей папке. Поиск охватывает личные файлы, общие, файлы автоматизаций, а также документы подчинённых и замещаемых сотрудников, если такие разделы доступны. Поиск идёт по названиям и содержимому. Навигация по папкам теперь работает прямо из панели — можно раскрыть дерево разделов «Мои файлы», «Общие файлы» и «Обмен файлами» по клику на шеврон, не заходя в каждую папку. ИИ-агенты теперь могут выдавать ссылки на файлы Диска в комментариях, чате и Markdown-файлах, при этом система их автоматически распознает.

В Directum СЭД+ усовершенствовали работу с электронными доверенностями контрагентов. Если из сервиса обмена поступают документы, которые подписал представитель партнера, то в системе автоматически создается и заполняется карточка машиночитаемой доверенности (МЧД). В ней заполняются имя, вид документа и его единый регистрационный номер. С лицензией на интеграцию с Контур.Доверенность в карточке также отражаются ФИО представителя, сроки действия доверенности, статус в реестре ФНС, ограничения полномочий представителя контрагента. Без лицензии на коннектор с Контур.Доверенность информацию по-прежнему можно проверить на сайте ФНС по кнопке в карточке документа. Обновление особенно важно для юристов и других специалистов, которые взаимодействуют с контрагентами. Они получают быстрый доступ ко всем параметрам для проверки и минимизируют риски ошибок при работе с документами.

В новой версии low-code платформы для автоматизации бизнес-процессов DocTriх 1.9 появился многоуровневый полнотекстовый поиск по бизнес-данным: быстрый — для мгновенного поиска информации, расширенный — для параметризованного поиска контента и фильтрации результатов, и точный — для поиска по заданным фильтрам в рамках конкретного бизнес-индекса. Это сокращает время на работу с данными и ускоряет поиск информации. Корпоративный поиск DocTrix обеспечивает мгновенный доступ к документам и пространствам и страницам внутри организации, значительно повышая производительность за счет индексации контента, учета прав доступа. Он находит информацию в файлах, списках, страницах, библиотеках и внешних источниках. Поиск выдает варианты с учетом содержимого документов, фразы или заголовка, проверяя все базы данных портала. Кроме того, он работает с учетом текущего местоположения пользователя (библиотека, сайт или весь портал), что ускоряет получение нужных данных. Пользователи видят в результатах поиска только те документы и сайты, к которым у них есть права доступа, что обеспечивает безопасность данных

Компания LDM запустила интеграцию своей платформы с конструктором печатных форм ЦМД-софт:WordMerger. Он позволяет подключить к продуктовой линейке на платформе LDM профессиональный конструктор, который непосредственно из интерфейса бизнес-системы организации позволяет формировать выходные документы требуемой сложности в форматах DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, XPS, HTML на основе подготовленных (размеченных) шаблонов. Конструктор печатных форм позволяет автоматически, на основе заполнения шаблонов данными из информационной системы, формировать различные типы документов и отчетности, а также письма электронной почты. Данные в поля слияния шаблонов подтягиваются с помощью обработки настраиваемыми алгоритмами информации SQL-запроса.

Компания ДоксВижн выпустила обновлённый сервис интеллектуальной обработки документов Docsvision AI, в котором появилась опция маскировки чувствительных данных в запросах к LLM. Перед отправкой запроса в облачную LLM-модель она заменяет чувствительные для бизнеса данные на технические плейсхолдеры. Получив от ИИ ответ, сервис восстанавливает исходные значения. Правила маскировки данных настраиваются под различные виды документов и требования ИБ в конкретной организации при помощи low-code инструментов платформы Docsvision. Маскировку можно задавать по регулярным выражениям (например, реквизитам, паспортным данным), по типам сущностей (адреса, организации, имена) и по спискам слов (с учётом лексем). Также, новая версия Docsvision AI сохраняет в карточке документа историю запросов к LLM-моделям, что расширяет возможности для контроля и защиты корпоративной ИТ-инфраструктуры.

В 1С-ЭДО появилась возможность подписывать документы с мобильного устройства. Этот функционал особенно востребован руководителями организаций и специалистами, которые часто работают вне офиса. Подписание возможно с помощью смарт-карт и токенов от фирмы Актив «Рутокен» подключенных к USB-порту или по NFC. Для использования мобильного подписания следует скачать мобильный клиент вашей конфигурации и указать адрес публикации информационной базы. Пользователям сервиса 1С:Фреш достаточно выполнить авторизацию. Используя соответствующий набор прав доступа к информационной базе, а также воспользовавшись панелью навигации, возможно создать персональное мобильное рабочее место для руководителя организации с необходимым ему набором опций.

Ранее пользователи ELMA365 ECM сталкивались с проблемой, когда задачи согласования и ознакомления документов были «разбросаны» по системе и доступны только через раздел «Задачи». Избавиться от проблемы помогло решение, которое объединило задачи и контекст документа в одном месте, чтобы ускорить доступ к актуальной информации и снизить риск ошибок. Теперь в ELMA365 реализован виджет в карточке документа, где отображаются все связанные задачи согласования и ознакомления, созданные системными процессами. Пользователи могут сразу видеть актуальные задачи и переходить к их выполнению прямо из карточки документа, без необходимости искать их в отдельном разделе. Фича ускоряет процессы согласования и ознакомления, снижая вероятность ошибок и упрощая работу с корпоративной документацией, что особенно важно для компаний с высокими требованиями к регламенту и аудиту.

Сервис автоматизации документооборота в ресторанах DocsInBox представил ИИ-закупщика для проведения тендеров среди поставщиков продуктов. Решение предназначено для автоматизации закупок в кафе и ресторанах. По данным компании, сотрудники отдела закупок тратят до 8 часов в неделю на звонки, сверку таблиц и «пушинг» поставщиков. Новый сервис берет эти процессы на себя: он самостоятельно направляет поставщикам списки товаров по пяти каналам (email, SMS, Telegram, робозвонки), собирает и нормализует коммерческие предложения, после чего формирует сводную таблицу с анализом цен, покрытия, качества и надежности. Финальное решение о выборе поставщика остается за сотрудником.

Компании Синтеллект и Форсайт интегрировали свои продукты - платформу документооборота TESSA и аналитическую систему Форсайт. Интеграция призвана создать единую рабочую среду, где автоматизация документооборота дополнится возможностями профессионального бизнес-анализа. Для пользователей TESSA такой подход означает доступ к аналитике в режиме самообслуживания: сотрудники смогут напрямую работать с витринами данных без привлечения ИТ-специалистов, что значительно сократит время на исследование данных и ускорит принятие решений. Встроенные дашборды позволят отслеживать скорость согласования, загрузку сотрудников и количество просрочек. Руководство видит объективную картину и мгновенно реагирует на отклонения. Автоматическая генерация отчётов и визуализаций избавит от ручного сбора данных. Управленческая информация готовится быстрее и всегда опирается на актуальные показатели.

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила очередное обновление мобильного приложения EOSmobile 4.16, которое сделает вашу работу с документами и задачами в СЭД комфортнее и быстрее. В новой версии разработчики расширили возможности работы с файлами в формате PDF, добавили инструменты для загрузки и контроля актуальности сертификатов ЭП и лицензий КриптоПро, оптимизировали интерфейс с учетом потребностей пользователей приложения на смартфонах. Также появились новые настройки размеров текста и папок (в том числе отключение отображения папки «На рассмотрение»). Кроме того, разработчики улучшили навигацию, календари, работу с поручениями, обновили вид окон, переименовали некоторые операции.