DocTrix

Система электронного документооборота DocTrix DocFlow 2010 автоматизирует полный цикл работы с документами: от момента их регистрации до передачи в архив. Система решает задачи делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и работы с договорами.  

Модульный принцип организации системы и широкие возможности по её настройке позволяют с одинаковой эффективностью автоматизировать процессы как крупных государственных и холдинговых структур, так и небольших коммерческих компаний.

Система DocTrix DocFlow 2010 является тиражируемой: это решение, которое содержит уже готовую реализацию основных процессов делопроизводства и договорной деятельности, сопровождается всей необходимой документацией для начала работы. Благодаря возможностям продуктов Microsoft SharePoint 2010, Nintex Workflow 2010 и DocTrix Platform 2010, которые являются базовой платформой для СЭД DocTrix DocFlow, Заказчики могут самостоятельно осуществлять внедрение (без привлечения разработчиков или системных интеграторов). Компания i-Sys готова предоставить услуги профессиональных  консультантов для внедрения или оказания технической поддержки на всех стадиях запуска и эксплуатации СЭД.

Состав DocTrix DocFlow 2010

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией. DocTrix DocFlow автоматизирует все функции канцелярии, связанные с корреспонденцией: регистрацию, направление по маршруту рассмотрения, подготовку проектов документов, их регистрацию, отправку, хранение и поиск. Для каждого документа в системе создается карточка, к которой можно прикрепить один или несколько файлов.

Контроль исполнительской дисциплины. Система позволяет направлять пользователям задания по документам, а также контролировать сроки и объемы их исполнения. Информация о выполненных и просроченных поручениях может быть представлена в виде отчетов в формате Excel. DocTrix DocFlow обеспечивает прозрачность всей цепочки исполнения заданий, включая связанные и подчинённые задачи.

Организационно-распорядительный документооборот. Работа в системе возможна как на стадии проекта документа, так и на стадии утверждения – когда документ уже согласован и требует регистрации. В DocTrix DocFlow реализовано разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями сотрудников

Внутренняя корреспонденция (служебные записки). Система сокращает время персонала на подготовку внутренних документов, позволяет назначать задания и отслеживать этапы их исполнения. Все внутренние документы классифицируются и сохраняются в архиве, поиск нужной карточки возможен по нескольким параметрам.

Работа с договорами.  DocTrix DocFlow предоставляет возможности регистрации, хранения, рассмотрения, исполнения и поиска договоров. В системе предусмотрена функция отслеживания состояния договора на всех этапах его жизненного цикла, а также контроля выполнения заданий по документу. DocTrix DocFlow поддерживает работу с версиями документов: в системе всегда можно увидеть, какие изменения были внесены в договор тем или иным сотрудником.

Электронный архив. В DocTrix DocFlow реализован удобный структурированный архив, позволяющий хранить документы и их атрибуты, осуществлять поиск, формировать ведомости и реестры документов. Расширенный поиск по архиву помогает быстро найти нужный документ по его реквизитам или содержанию вложенных файлов. Ведется учет места хранения и перемещения документа в архиве.

Конкурентные преимущества Doc T rix DocFlow 2010 Система построена на Microsoft Sharepoint 2010, что позволяет ей объединить функциональные преимущества платформы с возможностями разработанного на ней программного продукта. Работа с DocTrix DocFlow осуществляется через браузер, а это значит, что использовать систему может неограниченное количество сотрудников без приобретения дополнительных лицензий. Компания i-Sys предоставляет техническую поддержку для DocTrix DocFlow. В то же время, развитие системы возможно силами специалистов заказчика (без привлечения разработчика). Благодаря этому, можно изменять бизнес-процессы в СЭД одновременно с введением новых процедур в организации. Пользователи легко смогут начать работу с системой, т.к. её интерфейс удобен и построен по аналогии с офисными программами от MicrosoftСистема построена на базе DocTrix Platform 2010 и Nintex Workflow 2010, что предоставляет администраторам СЭД широки возможности по расширению функционала системы, перенастройки логики бизнес-процессов без привлечения разработчиков. Это существенно снижает совокупную стоимость владения СЭД.

Дополнительные модули DocTrix DocFlow 2010

СЭД DocFlow - включает в себя набор дополнительных модулей, которые расширяют возможности автоматизации документооборота. Поддержка сканирования, в том числе поточное сканирование. Система поточного сканирования документов разработана на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server и интегрирована со специализированным программным обеспечением распознавания Обработка штрих-кодов. Обеспечение функционала распознавания типа документа и поиска по штрих кодам. Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканер штрих-кодов, пользователи могут найти оперативно и безошибочно найти электронный документ в системе. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные не-совпадением электронного и бумажного документов. Электронная цифровая подпись. ЭЦП в электронном документе является аналогом собственноручной подписи в бумажном документе. Благодаря наличию таковой, электронный документ приобретает юридическую значимость. Наличие ЭЦП гарантирует его подлинность и защищает от подделки, а также помогает идентифицировать владельца сертификата цифровой подписи и предотвратить искажения в документе.

Электронная подпись формируется в результате криптографического преобразования данных и представляет собой уникальную последовательность символов, известную только ее владельцу. Такие свойства ЭЦП как уникальность и надежность делают ее незаменимым атрибутом документов при организации юридически-значимого электронного документооборота. Интеграция с Active Directory. Механизм интеграции с Active Directory позволяет обеспечить синхронизацию организационной структуры в СЭД с каталог пользователей и структурой компании, хранящейся в Active Directory. Интеграция с внешними источниками данных. Поддержка интеграции с внешними источниками данных, в том числе и с финансовыми системами (1C, SAP и прочее).

Решения на DocTrix Platform уже используют следующие Заказчики: Администрация Самарской области, Первобанк, ОАО «Тольятти Хлеб», Министерство Юстиции республики Казахстан, телекоммуникационный оператор «Алма ТВ» (г. Алматы) и другие компании в России и СНГ.