Наш документооборот

Система электронного документооборота "Наш документооборот" позволяет эффективно решать следующие основные задачи: Учитывать и контролировать бизнес-процессы предприятия Учитывать и управлять корпоративными документами

Основные конкурентные преимущества СЭД "Наш документооборот": Возможность внесения изменений, открытый код программы Быстрое внедрение - установил и работай! Использование платформы "1С:Предприятие 8.2" Интеграция в "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Управление небольшой фирмой" и другие тиражные продукты "1С" В системе "Наш документооборот" все документы, справочники, отчеты созданы с полной поддержкой функционала "управляемых форм", предоставляемых платформой "1С:Предприятие 8.2"

Внешний вид экранных форм СЭД «Наш документооборот» одинаков при запуске в любом из трех режимов - в режиме web -клиента, в режиме предустановленного тонкого клиента, а так же в обычном режиме «1С:Предприятие 8.2».

Основное окно программы содержит список доступных подсистем и рабочий стол пользователя, на который выводится оперативная информация.

Основными носителями информации в СЭД "Наш документооборот" являются корпоративные документы. Внешний вид корпоративного документа зависит от выбранного вида документа. Настройка вида документа производится на пользовательском уровне без необходимости вносить изменения в режиме "Конфигуратор".

Обычно работа с корпоративным документом начинается с его регистрации в системе. Для регистрации документа в системе на закладке "Регистрация" доступны все необходимые реквизиты.

Форма корпоративного документа "Наш документооборот" состоит из нескольких закладок: 

Закладка "Расположение" описывает текущее расположение корпоративного документа в структуре предприятия.

На закладке "Принадлежность" можно определить принадлежность документа к различным проектам, организациям, подразделениям контрагентам и сотрудникам.

СЭД "Наш документооборот" позволяет привязывать один документ к нескольким однородным объектам (например к двум проектам) сразу

На закладке "Связи с объектами" можно указать произвольное количество связей корпоративного документа с другими объектами системы документооборота

При добавлении в документ ссылки на другой документ (например, вышестоящий), система автоматически добавит и обратную ссылку в указанный документ (в данном случае на нижестоящий).

На закладке "Файлы" можно разместить присоединенные к документу файлы. Файлы могут быть импортированы непосредственно в базу данных или размещаться в специальном сетевом хранилище. В документе возможны различные действия с файлами (сканирование, добавление, удаление, редактирование и т.д.).

СЭД "Наш документооборот" позволяет пользователям вести неограниченное количество видов документов, при этом каждый вид документа может быть индивидуально настроен.

Принадлежность к определенному виду указывается в каждом корпоративном документе. Документы в системе могут иметь определенный срок хранения по истечению которого система "Наш документооборот" автоматически выполнит одно из следующих действий: Поместит документ в архив Пометит документ на удаление Создаст бизнес-процесс по выбранному шаблону

При наступлении указанной даты, заданные действия выполняются автоматически без участия пользователя.

При настройке вида корпоративного документа можно скрыть не нужные реквизиты экранной формы документа или изменить их наименование для полного соответствия смыслу данного вида документа.

Если существующего набора реквизитов документа не достаточно, то можно, не прибегая к программированию, добавить новые дополнительные реквизиты, а так же таблицу для размещения табличных данных. В случае интеграции системы в одну из типовых конфигураций "1С" становится возможным создание дополнительных реквизитов ссылающихся на объекты типовой конфигурации.

Документы можно на основании шаблона, выбрав его в списке и нажав кнопку "Создать на основании шаблона" либо выбрать шаблон и заполнить по нему уже созданный корпоративный документ.

СЭД "Наш документооборот" включает в себя средства для экспорта данных в файлы Microsoft Word и OpenOffice Writer . Данные экспортируются во внешние приложения по технологии DCOM.

Система "Документооборот  Проф" предоставляет разнообразные источники данных для экспорта, в том числе реквизиты и табличные части документов, константы, системные значения, а так же вычисляемые на языке "1С:Предприятие 8.2" функции. Для доступа ко всем корпоративным документам разработан специализированный инструмент "Навигатор". Инструмент "Навигатор" позволяет удобным способом сгруппировать, отфильтровать и представить пользователю всю необходимую ему информацию о корпоративных документах. В "Навигаторе" содержится множество возможностей по группировке и фильтрации данных.

СЭД "Наш документооборот" включает в себя механизмы автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет решить следующие задачи: Повысить качество работы сотрудников. Бизнес-процессы формулируют и реализуют правила выполнения отдельных операций, что позволяет значительно сократить ошибки, связанные с человеческим фактором. Работа с простым списком заданий позволяет сотрудникам сконцентрироваться на выполнении своих непосредственных обязанностей Повысить эффективность  работы предприятия. Использование механизма бизнес-процессов позволяет формализовать деятельность предприятия и возложить обязанности по управлению совместной работой сотрудников на автоматизированную систему, что ведет к более эффективному использованию рабочего времени сотрудников Реализовать новые возможности. Данные о выполнении задач и ходе бизнес-процессов служат хорошим источником информации для оптимизации деятельности предприятия, выявления узких мест и скрытых ресурсов

Сотрудники, на свой рабочий стол, оперативно получают задачи, которые автоматически генерирует бизнес-процесс. Новые задачи распределяются на рабочем столе согласно их признаку - "Новые задачи", "Задачи в работе" или "Выданные задачи".

В зависимости от параметров бизнес-процесса исполнителю доступен ряд действий и исполнитель может выполнить одну из следующих операций: Переадресация другому исполнителю – произойдет замена исполнителя в бизнес-процессе Перепоручение с постановкой на контроль – будет создан новый корпоративный бизнес-процесс в котором текущий исполнитель станет контролером Отказ от выполнения – произойдет отказ от выполнения поручения (если это разрешено в настройках процесса)

После выполнения заданий всеми пользователями, инициатор процесса получает специальное уведомление о необходимости провести контроль выполнения задания. Форма контроля, как и многие другие формы СЭД "Наш документооборот", доставляются пользователю в упрощенном виде, далее пользователь, по своем усмотрению, может раскрыть форму для просмотра детальных параметров.