IRM businessDoc

Систему Электронного Документооборота IRM businessDoc Система предназначена для реализации решений в сфере делопроизводства и документооборота, организации долговременного хранения документов, автоматизации архивного дела и управления деловыми процессами в небольших, средних и крупных (в том числе территориально распределенных) организациях.

Система обеспечивает организацию эффективного взаимодействия сотрудников предприятия. Система не проста как функционально, так и технологически, но при этом сложность решений скрыта за эргономичным интерфейсом, который все привыкли видеть при работе с типовыми Windows-приложениями.

Система способствует поэтапному переходу к электронному документообороту, позволяя значительно усовершенствовать внешний и внутренний документооборот и повысить эффективность работы сотрудников организации.

Внедрение IRMbusinessDoc позволит получить следующие результаты:

- Повышение качества принимаемых решений и сокращение требуемых сроков их подготовки.
- Повышение управляемости процессов согласования при уменьшении трудоемкости и сокращении сроков согласования.
- Повышение эффективности труда и исполнительской дисциплины сотрудников.
- Обеспечение непрерывности бизнес-процессов в условиях большой территориальной удаленности подразделений и филиалов организации.
- Эффективная организация безбумажного корпоративного документооборота и корпоративного информационного хранилища.
- Централизованное высокопроизводительное хранилище юридически значимых электронных документов.
- Оперативный регламентированный доступ к документам и информации об их состоянии.
- Регламентация и автоматизация функций приема, регистрации, «сквозной» технологии обработки и контроля исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
- Потоковое сканирование и распознавание текстовых документов.
- Повышение качества информации, высокий уровень ассоциативности информации.
- Снижение затрат на хранение и обработку информации.

Основные функциональные возможности IRMbusinessDoc. 

Базовая функциональность (доступна при внедрении любой из Подсистем). Гибкое управление правами доступа на основе ролей, уровней доступа и организационной штатной структуры организации (холдинга). Режим позадачных уведомлений. Перекрестная актуальная отчетность. Интеграция с внешними системами на уровне документов и процессов. Использование электронной цифровой подписи для подтверждения и проверки подлинности электронных документов.

Подсистема электронной канцелярии — управление жизненным циклом документа от момента регистрации до списания в дело, передачи в архив или уничтожения. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов организации. Формирование сопроводительных материалов, напоминаний и уведомлений, печатных форм документов. Управление процессами документооборота с автоматической маршрутизацией задач процесса между исполнителями и контролем их выполнения. Обеспечение интеграции с различным сканирующим оборудованием и системами потокового сканирования (с поддержкой функций распознавания текста и штрихового кодирования). Оперативное и долговременное хранение электронных образов документов (в универсальных графических форматах, в формате PDF и др.), в том числе — в привязке к распознанному или введенному штрих-коду, с возможностью просмотра и печати копий, выписок.

Подсистема автоматизации архивного дела — ведение архивного дела. Автоматизированное комплектование архива. Учет архивных фондов, описей и дел. Подготовка архивных дел для передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Обеспечение распределенного и защищенного доступа к архивным документам сотрудникам подразделений организации. Выполнение операций по обслуживанию бумажных архивов организации — ведение и учет документального архивного фонда организации. Многоаспектный поиск в электронном архиве.

Подсистема управления процессами — автоматизация деловых процессов предприятия. Интерактивное графическое формирование шаблонов деловых процессов на основе регламентов предприятия. Параллельное выполнение и синхронизация задач процессов. Динамически формируемые подпроцессы. Контроль исполнения задач. Гибкое управление атрибутами процесса.

Подсистема электронного информационного хранилища — организация корпоративного хранилища электронной информации. 

Долговременное и отказоустойчивое хранение электронных документов и их реквизитов. Хранение индексной информации с возможностью ее коррекции в соответствии с предоставленными пользователям правами. Хранение электронных образов бумажных документов в графических форматах multi Tiff или pdf. Хранение электронных документов, созданных в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы.

Предоставление интерфейса взаимодействия для внешних систем. Получение и размещение объектов хранения в хранилище в соответствии с уровнем доступа. Внесение изменений в регистрационные атрибуты объектов хранения. Замена одного или нескольких составляющих объект хранения файлов. Предоставление по запросу объектов хранения из хранилища.