Кодекс: Документооборот

«Кодекс: Документооборот» - система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства в органах государственной власти и других организациях. Она обеспечивает работу с документами любого типа и поддерживает полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение.

Система может работать как локально (на одном рабочем месте), так и в корпоративной сети у многих сотен пользователей. Между подсистемами, установленными в разных подразделениях, формируется единая информационная среда, которая не только обеспечивает обмен документами, но и представляет возможность организации единого хранилища данных и повсеместного доступа к нему по технологии Интернет/Интранет в рамках компетенции каждого пользователя.

«Кодекс: Документооборот» позволяет:

- автоматизировать процесс делопроизводства;

- организовать электронный документооборот;

- сформировать банки входящих, исходящих и внутренних документов;

- предоставить оперативный доступ к информации;

- решить вопрос электронного опубликования официальных документов;

- подготовить организацию к переходу на безбумажный документооборот с использованием технологии штрихового кодирования и потокового сканирования, сочетаемого с электронно-цифровой подписью.

Основные отличия:

- Готовые решения для типовых задач

Каждая из подсистем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов, поручений и др. Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства.

- Единое информационное пространство

Каждое подразделение с автономным учетом документов может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Вместе с тем каждый модуль содержит изначально заложенную функцию обмена документами с любым другим модулем, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.

- Быстрота и удобство получения информации

- быстрый и удобный доступ к информации;

- быстрое формирование статистических и аналитических отчетов

- Простота освоения

Дружественный интерфейс обеспечивает простоту освоения системы и не требует повышенной компьютерной грамотности.

- Реальность в постановке задач

Система электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота, поэтому первая ее задача - поддержка и обслуживание бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет решить - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту, внедрению технологии применения штрих-кодов при регистрации входящей документации с последующим потоковым сканированием документов и автоматической привязкой их к соответствующим регистрационным карточкам, использованию электронной цифровой подписи при работе с электронными документами.

Принципы функционального построения системы основываются на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти.

- Гибкость настроек

- настраивается на требования, предъявляемые к ведению делопроизводства в конкретной организации;

- обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией.

- Экономичность

Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий «Кодекс», ориентацией на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Благодаря простоте освоения и администрирования системы низка стоимость обслуживания комплекса.

- Модульность построения

Главным архитектурным принципом построения системы является ее модульность. Каждое подразделение с автономным учетом документов может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Затем эти модули благодаря изначально заложенной функции обмена объединяются друг с другом. Модульность дает возможность внедрять корпоративные системы по частям.

Модули системы «Кодекс: Документооборот»:

- Служебная корреспонденция;

- Письма и обращения граждан;

- Контроль и исполнение документов;

- Система подготовки и управления документами;

- Система регистрации документов;

- Система согласования документов;

- Система оперативного контроля для руководителя;

- Экспедиция;

- Хранилище текстово-графической информации;

- Система потокового сканирования;

- Центральная справочная система;

- Агент обмена;

- Система отчетов документооборота;

- Модуль электронно-цифровой подписи;

- Модуль удаленного доступа;

- Электронный телефонный справочник;

- Управление персоналом;

- Учет договоров.


Скриншоты


Служебная корреспонденция (регистрация входящего документа)



Согласование документов (создание шаблона маршрута для согласования документа)



Письма и обращения граждан (карточка заявителя включает в себя: данные о заявителе, данные об обращении заявителя, данные о конкретных вопросах в обращении заявителя, данные по каждому рассмотрителю каждого вопроса)



Система подготовки документов (поиск документа)



Оперативный контроль для руководителя