CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне.

При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia включает системы:

- автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Workflow»);

- обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации («CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);

- автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);

- автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMedia-HelpDesk»);

- обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тренинг»).

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

- подготовка и согласование документов;

- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр.;

- создание и ведение папок документов;

- создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

- контроль исполнения документов и резолюций;

- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;

- подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

- информационная поддержка работы с клиентами;

- планирование работ, контроль исполнения планов;

- ведение проектов;

- учет рабочего времени сотрудников;

- подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;

- автоматизация кадрового делопроизводства;

- автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

- готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;

- модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;

- многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;

- возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;

- масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;

- корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

- реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;

- возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;

- наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;

- наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

- совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;

- интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;

- возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;

- возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

- надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

CompanyMedia - одна из старейших систем автоматизации документооборота на российском рынке. Она объединяет в себе опыт многих компаний, которые внедрили и используют ее у себя. Выбирая CompanyMedia, вы выбираете не только продукт, но и команду высококлассных специалистов, которые обладают богатейшим опытом и любят свое дело.

Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:

- несвоевременной доставки информации;

- невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;

- потери информации при ее передаче и хранении;

- длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

- несвоевременного выполнения деловых обязательств.

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).

С системой также прекрасно работает eToken – электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).