Топ 10: Функции систем электронного документооборота

Классические системы электронного документооборота (СЭД) создавались как инструменты автоматизации канцелярии (делопроизводства), т.е. их функции ограничивались следующим:

- создание электронных карточек документов
- сканирование документов, прикрепление их к карточкам
- хранение архива электронных документов
- организация/классификация карточек
- поиск по базе документов

По мере того, как все больше внутренних документов начали изначально создаваться в электронном, а не в бумажном виде, появились следующие функции:

- автоматическое создание документов по шаблону
- отправка электронных документов (например, приказов, служебных записок)
- контроль входящих документов
- внутренние коммуникации

Затем, когда руководители предприятий (и разработчики СЭД) поняли, что электронный формат документов дает возможность не только вести учет операций, но и управлять бизнес-процессами, добавились следующие функции:

- движение документа по заданному маршруту (документооборот)
- назначение задач по документам
- согласование и визирование документов
- разграничение ролей и доступа к документам
- ведение истории изменений документа
- контроль исполнения поручений
- создание аналитических отчетов
- интеграция с почтой и другими корпоративными системами (бухгалтерией, ERP, CRM...)
- появилось АРМ руководителя

Когда все больше и больше предприятий начали использовать электронный документооборот, появилась идея обмена электронными документами для ускорения взаимодействия компаний между собой и с госорганами. Таким образом, появились функции:

- создание электронных договоров, счетов, накладных...
- электронная цифровая подпись
- обмен юридически-значимыми электронными документами
- интеграция с ЭДО-сервисами
- защита от несанкционированного доступа

Благодаря появлению интеллектуальных технологий и машинного обучения, системы документооборота научились автоматизировать функции по работе с документами, которые раньше могли выполнять только сотрудники:

- распознавание текста документов
- потоковый ввод документов и форм
- распознавание и авто-классификация бумажных документов
- автоматическое сравнение документов
- распознавание рукописного текста

Кроме того, система электронного документооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Например, системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов. Поэтому, можно выделить следующие специфические функции:

- управление технической/инженерной документацией
- кадровое делопроизводство
- бухгалтерский документооборот
- юридическое делопроизводство
- управление маркетинговой документацией
- логистический/складской документооборот
- управленческий документооборот

Пользователи, которые искали Функции СЭД, потом также интересовались следующими продуктами:

См. также: Топ 10: СЭД системы