Топ 10: Системы электронного делопроизводства

2024. 1С:Документооборот позволяет делиться документами через сервис 1С:Share



Вышла новая версия типовой конфигурации 1С:Документооборот КОРП. В ней реализована новая концепция обмена электронными документами с контрагентами, возможность делиться документами через сервис 1С:Share, автопротоколирование совещаний с помощью сервиса «Таймлист», шаблоны задач, новые разрезы правил обработки, возможность добавления участников действий из задачи, отображение «Переписки» по входящей и исходящей корреспонденции, гибкие условия проверки выполнения действий с точностью до "Функции участника" и "Этапа", автоматическое заполнение реквизитов «Контролер» и «Обрабатывающий результат» в исполнении из рассмотрения, ограничение изменения статуса обработки в зависимости от настроек доступности по состоянию. Обновлены компоненты сканирования: работа в тонком клиенте Linux и в тонком клиенте MS Windows 32+64 бит, логирование и прочее. Появилась выгрузка на портал ССТУ одного или нескольких обращений граждан и организаций, автоматический обмен информацией о версиях формата с 1С:Архивом.


2022. В СЭД СУПеР улучшили поиск и настройки полей документов



Компания «Интерпроком» представила новую версию СЭД СУПеР 8.2, которая учитывает современные технологические тренды, изменения в законодательстве, касающиеся требований к СЭД, и пожелания клиентов, возникшие в ходе практической работы с системой. В новой версии расширены параметра поиска документов, формулы поиска, реализована гибкая система настроек позволяет заказчикам самостоятельно настроить список значений для того или иного поля документа, расширены возможности настройки автоматических этапов обработки, улучшен дизайн диалоговых форм настройки этапа обработки и настройки роли, обновлена система создания отчетности, расширен механизм формирования встроенной электронной подписи при простом и расширенном согласовании. Решение “СУПеР” сочетает возможности и преимущества электронного документооборота, управления взаимоотношениями с клиентами, электронной почты, онлайн-чата и внесено в Единый реестр российского ПО.


2020. Вышла DocsVision 5.5 с усовершенствованным веб-клиентом и low-code конструктором



Вышло большое обновление системы DocsVision 5.5. В новой версии платформы проведена масштабная работа по оптимизации производительности. Архитектура платформы Docsvision была перестроена и теперь будет развиваться как сервисно-ориентированная. Это позволит поднять масштабируемость и отказоустойчивость на новый уровень. Изменения, сделанные в web-клиенте, ускорят работу пользователей с системой. Например, была реализована возможность просмотра документа в интерфейсе системы. Кроме того, web-клиент получил новые уникальные возможности кастомизации в любых приложениях, разработанных на платформе Docsvision. Также, Docsvision наращивает Low-code инструменты для настройки приложений без программирования - правил обработки документов, заданий, ролей и состояний в системе. В новом релизе функциональность конструктора была расширена.

2017. Утвержден стандарт по рискам СЭД

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 20.07.2017 № 731-ст утвержден ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».Стандарт разработан компанией ЭОС и ПК 6 на основании программы национальной стандартизации Российской Федерации на 2016 по ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».Стандарт подготовлен на основе перевода международного технического отчета ИСО/ТО 18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем» (ISO/TR 18128:2014 Information and documentation — Risk assessment for records processes and systems), разработанному техническим подкомитетом ПК 11 «Управление документами и архивами» технического комитета ИСО/ТК 46 «Информация и документация».Стандарт описывает методы выявления рисков, связанных с документными процессами и системами, методы анализа потенциальных последствий неблагоприятных событий для документных процессов и систем, а также содержит рекомендации по проведению оценки рисков и по документированию выявленных и оцененных рисков в целях их смягчения или устранения.


2017. Архивное ДЕЛО: обзор основного функционала системы



Система «Архивное ДЕЛО» – это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Решение включено в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России 04.04.2016 №138. По заключению специалистов Росархива, «бесспорным достоинством» системы «Архивное ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов». Система остается востребованной на протяжении почти двух десятков лет и сегодня насчитывает более 1000 внедрений по всей стране.Система «Архивное ДЕЛО» обеспечивает все самое необходимое для автоматизации архива и доступности хранимой информации: ведение и учет документов архивного фонда в соответствии с действующими российскими стандартами; применение мнонокритериальной, настраиваемой пользователем системы классификации дел и документов; подробное описание реквизитного состава документа; организацию быстрого массового ввода и распознавания бумажных документов; доступ к архивному фонду через каналы Internet/Intranet.


2016. В LanDocs появился веб-клиент


Компания ЛАНИТ представила WEB клиент для своей системы электронного документооборота LanDocs. Он обеспечивает оперативный доступ к данным при помощи удаленного интернет-подключения сотрудников, занятых в делопроизводстве и документообороте. При этом возможен доступ с компьютеров, на которых установлены различные операционные системы (Windows, MacOS, Linux, в том числе российские дистрибутивы ALT Linux, Astra, Роса и др.) а также с мобильных устройств – телефонов и планшетов (iOS, Android, Tizen и др.)


2016. Международный аэропорт Минеральные воды внедрил 1С:Документооборот

Специалисты компании ООО "Макрософт" завершили создание системы электронного документооборота в ООО "Международный аэропорт Минеральные воды". Система "1С:Документооборот 8 КОРП" объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач. В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства - должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось. Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.


2015. Грузовой терминал Пулково: первое внедрение DirectumRX

С успехом завершился проект внедрения DirectumRX в ГТ Пулково. Сегодня с решением работает 50 сотрудников компании. Многие из них отмечают такие преимущества работы в DirectumRX, как сокращение количества бумажной документации и ускорение ее обработки, исключение потерь документов и удобство взаимодействия между отделами. Теперь вся документация в компании регистрируется централизованно в единой системе, и сотрудники канцелярии могут отслеживать документы, поступающие в другие отделы. Процесс делопроизводства стал максимально прозрачным и понятным, а у руководителей появилась возможность контролировать исполнение поручений. Вести договорную работу также стало проще. Проекты договоров формируются автоматически с помощью настроенных шаблонов, согласование происходит по строго регламентированным маршрутам, сотрудники могут быстро получать необходимую информацию по договорным документам компании.


2014. Группа компаний «ИНТЕКО» автоматизировала свои процессы с DIRECTUM

В ЗАО «ИНТЕКО», одном из ведущих российских девелоперов, завершился этап автоматизации делопроизводства и договорной работы. Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей. По результатам первого этапа внедрения автоматизировано управление договорной деятельностью, работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами, согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности. Настроена интеграция DIRECTUM с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.


2014. Состоялся релиз новой версии системы ТЕЗИС 4.0.

Компания Haulmont объявляет о выходе новой версии системы ТЕЗИС 4.0. Обновленный интерфейс, календарь, визуальный редактор карточек и списков, рабочее место архивариуса, конструктор отчетов – эти и другие новинки реализованы в версии ТЕЗИС 4.0. В новой версии нашли отражение тренды современного рынка ЕСМ и передовые технологии компании. СЭД нового поколения ТЕЗИС становится еще удобнее и индивидуальнее. Еще одна новинка версии 4.0. – это рабочее место архивариуса. Если раньше процессы закрытия и передачи дел в архив в системе были в ведении делопроизводителя, то теперь в системе присутствует роль Архивариус и организовано его рабочее место с функциями продления, передачи, уничтожения дел. Это удобный инструмент для компаний, оперирующих большими объемами архивных данных.


2014. Вышла новая версия приложения Docsvision «Делопроизводство»

В новой версии приложения «Делопроизводство» для Docsvision 5 расширена функциональность и реализованы законченные сценарии обработки официальных документов. Благодаря этому, приложение может быть рекомендовано для реализации сложных проектов автоматизации развитой канцелярии.«Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации – регистрации, организации исполнения и хранения официальных документов в соответствии с законодательством и российскими практиками.В новой версии «Делопроизводство» реализованы новые объекты и сценарии: разработаны карточки документов 5 видов с расширенным набором атрибутов, журнал приема-передачи бумажных документов, настроено около 50 поисковых запросов и представлений. Благодаря этому, использовать приложение можно практически сразу после установки, с минимальными настройками.


2013. Завершена разработка окончательной редакции проекта национального стандарта «Системы электронного документооборота

Завершена разработка окончательной редакции проекта национального стандарта «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»Компания ЭОС и ПК 6 – технический подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» - завершили работы над окончательной редакцией проекта ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению».Работы проводились в рамках программы национальной стандартизации Российской федерации на 2012 год (разработка первой редакции проекта национального стандарта) и 2013 год (разработка окончательной редакции проекта национального стандарта) по ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».Текст окончательной редакции проекта национального стандарта направлен на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.На сайте ПК 6 можно ознакомиться с текстом окончательной редакции проекта ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» и пояснительной записки к окончательной редакции.


2012. Digital Design оптимизирует архивное делопроизводство

Компания Digital Design разработала новое решение «Архивное делопроизводство», реализованное на платформе DocsVision 4.5. Приложение обеспечивает надежность хранения информации, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документов, а также включает удобную систему поиска.«Архивное делопроизводство» было разработано с учетом всех требований Федерального архивного агентства (Росархива), регламентирующего характеристики подобных систем. В основе создания приложения лежит накопленный ИТ-интегратором опыт в создании электронных архивов на базе платформы DocsVision в различных компаниях и государственных организациях. В рамках «Архивного делопроизводства» сформирована общая структура построения и ведения веб-хранилища, которая подходит для автоматизации данных процессов, независимо от сферы деятельности компании.


2011. Завершена разработка окончательной редакции проекта национального стандарта по обеспечению долговременной сохранности электронных документов

Компания ЭОС и ПК 6 – технический подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» – завершили работы над окончательной редакцией проекта ГОСТ Р «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».  Стандарт разработан в рамках ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» во исполнение Программы национальной стандартизации на 2011 г. Стандарт содержит методические указания и рекомендации по обеспечению долговременной сохранности и возможности воспроизведения аутентичных электронных документов в тех случаях, когда срок хранения этих документов превышает расчетный срок использования технологии (оборудования и программного обеспечения), при помощи которой эти документы создаются и поддерживаются.


2011. Больница Ханты-Мансийска автоматизирует делопроизводство с системой ELMA

Компания EleWise начинает внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами ELMA в Окружную Клиническую Больницу Ханты-Мансийского Автономного округа Югры. По мере развития больниц использование бумажных документов становится все менее эффективным. Процессы утверждения затягиваются, в ходе работы с документами появляются лишние копии, архив бумаг постоянно растет - все это приводит к потерям времени руководителей и рядовых работников и увеличению затрат на обработку и хранение документов. Чтобы устранить все эти проблемы руководство ОКБ Ханты-Мансийска взяло курс на внедрение электронного документооборота. Платформой для создания новой модели взаимодействия стала система ELMA. На первоначальном этапе в проекте будет задействовано 20 сотрудников - топ-менеджеры и руководители подразделений. Внедрение системы ELMA охватит ключевые бизнес-процессы компании, будет создано единое место регистрации входящей и исходящей документации и единая база шаблонов внешних и внутренних документов.


2010. В «Ярославском училище культуры» завершился проект внедрения системы кадрового делопроизводства «КАДРЫ»

Очередной проект по автоматизации кадрового делопроизводства завершила компания «ФогСофт» (партнер ЭОС в Ярославле) в ГОУ среднего профессионального образования Ярославской области «Ярославском училище культуры».Целесообразность перехода училища на электронный документооборот очевидна, так как на протяжении многих лет работники училища испытывали сложности в работе с документацией. Ранее вся кадровая документация велась в печатном виде, все приказы и отчеты составлялись в произвольной форме, обработка которых занимало массу времени. Процесс поиска необходимой информации также был сильно затруднен. Система «КАДРЫ» позволила полностью автоматизировать расчет заработной платы. Система полностью соответствует действующему российскому законодательству и обеспечивает следующие возможности: расчет любых начислений и удержаний; - формирование любых отчетов, обновления текущей и хранения архивной информации о сотрудниках, полноценный кадровый учет; предельно простые функции для администрирования системы.


2009. Компания «Топ-Книга» автоматизирует делопроизводство

Компания «Утилекс АйТи», российский поставщик услуг в области ИТ и консалтинга, внедряет систему для реализации долгосрочной стратегии автоматизации процессов делопроизводства в компании «Топ-Книга», крупнейшей книготорговой сети России. Для реализации выбрана система электронного документооборота «DocsVision». Уже завершен первый этап проекта, в рамках которого решена задача по оперативному управлению поручениями в «Топ-Книге». После инсталляции «DocsVision» в «Топ-Книге» сократились сроки исполнения задач за счет создания удобной системы назначения и делегирования поручений, появился инструмент для напоминания, контроля и формирования отчетности по назначенным поручениям и архив по их исполнению. В ходе проекта специалисты «Утилекс АйТи» провели обучение сотрудников «Топ-Книги» по сопровождению системы и оказали консультационную поддержку в период тестовой эксплуатации. В системе работают 100 сотрудников компании.


2008. Open Text поддержал стандарт CMIS

Компания Open Text, поставщик систем управления корпоративным контентом, поддержала новый Стандарт сервисов взаимодействия систем управления контентом (CMIS).  Эта спецификация была создана тремя ведущими поставщиками рынка систем управления корпоративным контентом (ЕСМ)- EMC, IBM и Microsoft.  Участие в этом проекте компании Open Text началось с совместной работы с SAP AG над созданием прототипа CMIS стандарта для управления контентом, хранящимся в приложениях SAP с помощью сервисов Open Text.  Open Text надеется, что откроет мир ЕСМ разработчикам для написания новых типов контент приложений, не ограниченных различными хранилищами информации.


2007. Формат PDF станет стандартом ISO

Компания Adobe, давшая многим своим изобретениям статус фактически отраслевого стандарта в ИТ, твердо решила закрепить за одним из них еще и формальное право называться стандартом международным. Компания передала полные спецификации принадлежащего ей файлового формата PDF версии 1.7 в AIIM, специализированную контору, которая подготовит их для рассмотрения в Международной Организации по Стандартизации. Рабочая группа ISO впоследствие вынесет свое решение: достоин ли популярный PDF стать открытым международным стандартом для электронного документооборта. Впрочем, никто особенно не сомневается, что ISO удовлетворит заявку Adobe в кратчайшие сроки, ведь во многих странах PDF давно завоевал себе отдельные ниши. К примеру, версия PDF/H (PDF for Healthcare) той же AIIM признана лучшей для применения в медицинской документации.