 |
Портал MS Sharepoint для автоматизации документооборота
17.04.08
Обычно офисные сотрудники тратят на работу с документами до 60% рабочего времени. Чтобы сократить время обработки бумаг в пользу иных полезных длякомпании действий, необходимо, прежде всего, избавить сотрудников отнеобходимости ходить из кабинета в кабинет и согласовывать документы.Посредством решения на базе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)можно создать единое электронное пространство, где все версиидокументов каждого члена группы будут доступны для редактирования исогласования. Решение позволит последовательно избавиться от всех проблем, связанных с документооборотом:
• Поиск документов в MOSS позволяетбыстро находить нужную информацию не только по названиям файлов, датампоследнего изменения/создания и прочим стандартным полям, но инепосредственно по самому их содержимому.
• Централизованное хранение, управление и доступ к корпоративнымданным. Решение позволит организовать структурированную базу знаний повсем документам организации, корпоративным новостям и нормативнымактам, а пользователи получают удобный механизм навигации по этимсведениям. Содержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80%дороже, нежели архивов электронных. Эта еще одна статья расходов,избежать которую позволяет решение на базе MOSS.
• Бизнес-процессы на основе форм. В среднем офисный служащийежедневно обрабатывает около 40 документов — представляете, каковавероятность дорогостоящей ошибки из-за «человеческого фактора»?Технологии SharePoint позволяют автоматизировать обработку документов,сделанных на бланках форм организации, все бланки заполняются вэлектронном виде, интегрируются в корпоративные финансовые системы, азатем складываются в библиотеки документов или используются дляинициирования процессов документооборота, что позволяет избежатьдорогостоящих ошибок, характерных для ручной обработки данных на каждомэтапе.
• Интеграция системы с бухгалтерскими и кадровыми программами.Например, 1С, BOSS-Кадровик; при этом решение позволит сделать всюотчетность доступной в удобном для руководства виде, а разграничениеправ доступа к документам и специальные технологии шифрования данныхпозволят скрыть конфиденциальную информацию от сотрудников, необладающих необходимыми для просмотра полномочиями, и усилить сетевуюбезопасность института в целом.
• Разграничение прав доступа к документам. Например, финансовые отчеты станут доступны ТОЛЬКО финансовому директору.
• Поиск документов в MOSS позволяетбыстро находить нужную информацию не только по названиям файлов, датампоследнего изменения/создания и прочим стандартным полям, но инепосредственно по самому их содержимому.
• Централизованное хранение, управление и доступ к корпоративнымданным. Решение позволит организовать структурированную базу знаний повсем документам организации, корпоративным новостям и нормативнымактам, а пользователи получают удобный механизм навигации по этимсведениям. Содержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80%дороже, нежели архивов электронных. Эта еще одна статья расходов,избежать которую позволяет решение на базе MOSS.
• Бизнес-процессы на основе форм. В среднем офисный служащийежедневно обрабатывает около 40 документов — представляете, каковавероятность дорогостоящей ошибки из-за «человеческого фактора»?Технологии SharePoint позволяют автоматизировать обработку документов,сделанных на бланках форм организации, все бланки заполняются вэлектронном виде, интегрируются в корпоративные финансовые системы, азатем складываются в библиотеки документов или используются дляинициирования процессов документооборота, что позволяет избежатьдорогостоящих ошибок, характерных для ручной обработки данных на каждомэтапе.
• Интеграция системы с бухгалтерскими и кадровыми программами.Например, 1С, BOSS-Кадровик; при этом решение позволит сделать всюотчетность доступной в удобном для руководства виде, а разграничениеправ доступа к документам и специальные технологии шифрования данныхпозволят скрыть конфиденциальную информацию от сотрудников, необладающих необходимыми для просмотра полномочиями, и усилить сетевуюбезопасность института в целом.
• Разграничение прав доступа к документам. Например, финансовые отчеты станут доступны ТОЛЬКО финансовому директору.
