 |
СЭД или ЕСМ что выбрать?
08.11.11
А не автоматизировать ли нам нашу работу? – вот она – гениальная мысль, которая родилась в голове нашего нового клиента! Проанализировав предложения на рынке, он уже разговаривает с нашим менеджером и требует коммерческое предложение на СЭД или ECM – неважно - главное, чтобы работало. Но здесь нужно учесть множество критериев: цели, задачи, потребности клиента. Опираясь на опыт внедрения различных систем, попытаемся сравнить по различным параметрам внедрения СЭД и ЕСМ-системы. В первую очередь необходимо определить цель внедрения системы автоматизации. Если в организации необходимо автоматизировать делопроизводство и документооборот, то речь идет о внедрении СЭД. Тогда как управление всеми информационными ресурсами предприятия под силу лишь ЕСМ – системе.
При внедрении СЭД руководство организации-клиента ставит перед собой ряд конкретных задач: автоматизация регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетов и реестров, быстрый поиск документов, списание документов в дело. В системе электронного документооборота четко прослеживается весь цикл работы с документами с момента создания до списания его в дело, либо отправки. Основная единица хранения здесь регистрационная карта, в которой содержаться все реквизиты официального документа и которая постепенно обрастает информацией о ходе работы.
Первоочередной задачей внедрения ЕСМ-системы является организация единого информационного пространства компании, а также автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация всех внутренних документов, хранение в системе архивных документов , обеспечение прозрачности работы с документами . В ЕСМ – системе мы работаем не только с официальными документами, но также с поручениями и заданиями, разного рода электронныой информацией и документами. Здесь в основе лежит управленческая информация, отсюда больший охват решаемых задач.
После выявления целей и задач очевидным становится выбор программного продукта, но встает вопрос о количестве автоматизируемых рабочих мест. При внедрении СЭД на первоначальном этапе автоматизируется работа канцелярии и налаживается движение документов между отделами, таким образом, система устанавливается у всех делопроизводителей канцелярии и по одному рабочему месту в каждый отдел. ECM -система идет глубже, система устанавливается практически одновременно всем сотрудникам организации, так как с управленческой и общекорпоративной информацией работает каждый.
Работы по внедрению СЭД начинаются с обследования делопроизводства и выявления основных маршрутов движения документов в организации. Для внедрения ЕСМ необходимо выявить не только правила делопроизводства и документооборота, но и отследить основные бизнес-процессы, которые протекают в данной организации. В СЭД основные бизнес-процессы, протекающие в организации, уже закреплены на основании ГОСТов. Например, принцип работы в СЭД «Дело» основан на российском законодательстве в области управления документами. В ЕСМ-системе все бизнес-процессы настраиваются на конкретную организацию и отражают специфику движения и создания документов организации.
Настройка СЭД на организационную структуру происходит при помощи внесения информации в справочники системы. Настройка ЕСМ осуществляется не только при помощи заполнения основных справочников, так же настраиваются специфические бизнес-процессы, оптимизируются экранные формы, добавляются печатные формы документов и отчетов. Безусловно, настройка ЕСМ занимает больше времени и требует более тщательного изучения существующей схемы движения документов. Некоторые программные продукты предлагают нам уже отчасти готовые решения, например в прикладном решении «еDocLib : Актив Бизнес» изначально заложена автоматизация электронного документооборота, управление заданиями, а так же управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Следующий этап внедрения – это обучение пользователей. ЕСМ - система мобильная, достаточно простая, интуитивно понятная для большинства пользователей, поэтому групповое обучение занимает в два раза меньше времени, чем обучение СЭД. Системе электронного документооборота необходимо уделить больше внимания, потому что изначально, в ней заложены все делопроизводственные функции и движение документов осуществляется поэтапно. По срокам полноценное внедрение СЭД и ЕСМ не различается. В небольшой организации 20 рабочих мест будет запущенно примерно в течение месяца.
Выделяют четыре стадии внедрения или четыре уровня зрелости электронного документооборота: единая канцелярия, электронное управление, безбумажный документооборот и постоянная оптимизация . ЕСМ-система перескакивает этап создания единой канцелярии, и сразу переходит к работе в электронном виде. При внедрении ЕСМ - системы документы, задачи и поручения формируются в системе и дальнейшая их передача осуществляется уже только в электронном виде.
После запуска системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию журнальная регистрация уступает место автоматизированной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, руководитель организации имеет возможность оперативно получать информацию об исполнении документов, а сотрудники могут использовать в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. Сотрудниками ведется работа со своими документами и поручениями по ним на электронном рабочем месте СЭД.
Внедрение ЕСМ – системы способствует созданию удобного корпоративного хранилища документов, задач, поручений и отчетов по ним, упорядочению работы по созданию, учету, согласованию различных видов документов, формализации ряда бизнес-процессов, а также накопления базы знаний для решения определенного вопроса.
Основными преимущества внедрения СЭД и ЕСМ-системы является экономия рабочего времени сотрудников на выполнении технических функций, поиске информации. При переходе на электронный документооборот мы избавляемся от бумажного документооборота и бесконечного дублирования документов.
Таким образом, при выборе из двух «модных» слов СЭД и ЕСМ следует учитывать, то что ЕСМ-система более гибкая система, которая настраивается под ваши бизнес-процессы, в ней вы можете прописать любое движение, как документов, так и информации. В ЕСМ основная единица хранения – это управленческая информация. Но если в вашей организации движение документов выстроено классическим способом на основе российского законодательства в области делопроизводства, для вас важно соблюдать четкую структуру движения документов, учет документов, и все основные действия связаны с движением официального документа, то ваш выбор – это СЭД.
Анастасия Сергеева, специалист отдела внедрения компани «КС-Консалтинг,г.Барнаул
При внедрении СЭД руководство организации-клиента ставит перед собой ряд конкретных задач: автоматизация регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетов и реестров, быстрый поиск документов, списание документов в дело. В системе электронного документооборота четко прослеживается весь цикл работы с документами с момента создания до списания его в дело, либо отправки. Основная единица хранения здесь регистрационная карта, в которой содержаться все реквизиты официального документа и которая постепенно обрастает информацией о ходе работы.
Первоочередной задачей внедрения ЕСМ-системы является организация единого информационного пространства компании, а также автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация всех внутренних документов, хранение в системе архивных документов , обеспечение прозрачности работы с документами . В ЕСМ – системе мы работаем не только с официальными документами, но также с поручениями и заданиями, разного рода электронныой информацией и документами. Здесь в основе лежит управленческая информация, отсюда больший охват решаемых задач.
После выявления целей и задач очевидным становится выбор программного продукта, но встает вопрос о количестве автоматизируемых рабочих мест. При внедрении СЭД на первоначальном этапе автоматизируется работа канцелярии и налаживается движение документов между отделами, таким образом, система устанавливается у всех делопроизводителей канцелярии и по одному рабочему месту в каждый отдел. ECM -система идет глубже, система устанавливается практически одновременно всем сотрудникам организации, так как с управленческой и общекорпоративной информацией работает каждый.
Работы по внедрению СЭД начинаются с обследования делопроизводства и выявления основных маршрутов движения документов в организации. Для внедрения ЕСМ необходимо выявить не только правила делопроизводства и документооборота, но и отследить основные бизнес-процессы, которые протекают в данной организации. В СЭД основные бизнес-процессы, протекающие в организации, уже закреплены на основании ГОСТов. Например, принцип работы в СЭД «Дело» основан на российском законодательстве в области управления документами. В ЕСМ-системе все бизнес-процессы настраиваются на конкретную организацию и отражают специфику движения и создания документов организации.
Настройка СЭД на организационную структуру происходит при помощи внесения информации в справочники системы. Настройка ЕСМ осуществляется не только при помощи заполнения основных справочников, так же настраиваются специфические бизнес-процессы, оптимизируются экранные формы, добавляются печатные формы документов и отчетов. Безусловно, настройка ЕСМ занимает больше времени и требует более тщательного изучения существующей схемы движения документов. Некоторые программные продукты предлагают нам уже отчасти готовые решения, например в прикладном решении «еDocLib : Актив Бизнес» изначально заложена автоматизация электронного документооборота, управление заданиями, а так же управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Следующий этап внедрения – это обучение пользователей. ЕСМ - система мобильная, достаточно простая, интуитивно понятная для большинства пользователей, поэтому групповое обучение занимает в два раза меньше времени, чем обучение СЭД. Системе электронного документооборота необходимо уделить больше внимания, потому что изначально, в ней заложены все делопроизводственные функции и движение документов осуществляется поэтапно. По срокам полноценное внедрение СЭД и ЕСМ не различается. В небольшой организации 20 рабочих мест будет запущенно примерно в течение месяца.
Выделяют четыре стадии внедрения или четыре уровня зрелости электронного документооборота: единая канцелярия, электронное управление, безбумажный документооборот и постоянная оптимизация . ЕСМ-система перескакивает этап создания единой канцелярии, и сразу переходит к работе в электронном виде. При внедрении ЕСМ - системы документы, задачи и поручения формируются в системе и дальнейшая их передача осуществляется уже только в электронном виде.
После запуска системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию журнальная регистрация уступает место автоматизированной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, руководитель организации имеет возможность оперативно получать информацию об исполнении документов, а сотрудники могут использовать в работе автоматически формирующиеся в системе реестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. Сотрудниками ведется работа со своими документами и поручениями по ним на электронном рабочем месте СЭД.
Внедрение ЕСМ – системы способствует созданию удобного корпоративного хранилища документов, задач, поручений и отчетов по ним, упорядочению работы по созданию, учету, согласованию различных видов документов, формализации ряда бизнес-процессов, а также накопления базы знаний для решения определенного вопроса.
Основными преимущества внедрения СЭД и ЕСМ-системы является экономия рабочего времени сотрудников на выполнении технических функций, поиске информации. При переходе на электронный документооборот мы избавляемся от бумажного документооборота и бесконечного дублирования документов.
Таким образом, при выборе из двух «модных» слов СЭД и ЕСМ следует учитывать, то что ЕСМ-система более гибкая система, которая настраивается под ваши бизнес-процессы, в ней вы можете прописать любое движение, как документов, так и информации. В ЕСМ основная единица хранения – это управленческая информация. Но если в вашей организации движение документов выстроено классическим способом на основе российского законодательства в области делопроизводства, для вас важно соблюдать четкую структуру движения документов, учет документов, и все основные действия связаны с движением официального документа, то ваш выбор – это СЭД.
Анастасия Сергеева, специалист отдела внедрения компани «КС-Консалтинг,г.Барнаул
