 |
Модернизация функций службы ДОУ при внедрении СЭД
29.10.11
В настоящее время мы наблюдаем активное изменение законодательства в области документационного обеспечения управления, а также изменение технологий работы с документами, что не могло не отразиться на работе делопроизводителей и службы ДОУ. В различных организациях в зависимости от масштаба организационно-правовой формы и выполняемых функций служба ДОУ имеет различное наименование, но, как правило, отражает положение ГСДОУ: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации». В нормативых документах и ГОСТах по делопроизводству примерное положение о службе ДОУ содержится лишь в ГСДОУ. Безусловно, к положениям ГСДОУ следует относиться очень внимательно, так как этот стандарт был принят в 1991 г., но его действие никто не отменял. Внедрение СЭД модернизируют положения ГСДОУ, а так же меняется место и роль службы ДОУ и делопроизводителей в структуре организации.
3.1….. служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; Служба ДОУ разрабатывает и внедряет не только табели и альбомы унифицированных форм документов, но и инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, и другие локально-нормативные документы, регламентирующие работу с документами, так как СЭД требует четкого маршрута движения документов, исполнения и контроля.
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам; С учетом сложившихся тенденций в ближайшее время экспедиционная обработка будет заключаться в сортировке электронной почты, регистрация документов осуществляется в СЭД, учетно-справочная работа реализовывается так же при помощи СЭД, необходимо лишь задать нужные параметры.
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; Движение, рассмотрение, подписание документов – это движение и работа с регистрационными карточками в системе и прикрепленными файлами документов.
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; Контроль хода исполнения документов осуществляется в системе над регистрационными карточками, контролерам проще отследить ход исполнения документов, просмотреть отчеты, все исполненные и неисполненные документы.
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов; Многократное копирование и тиражирование заменяется однократным сканированием.
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; В СЭД есть возможность работать с номенклатурой дел, списывать регистрационные карточки и образы документов в дела, в дальнейшем формировать архив электронных документов.
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; Вся регистрация осуществляется при помощи СЭД, видна проделанная работа по каждому обращению.
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; Исполнение поручений и работа с документами более прозрачны в структурных подразделениях в связи с использованием СЭД, также существует возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине пользователей, что существенно упрощает контроль.
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; Разработка маршрутов движение документов в системе, схем бизнес-процессов, а так же рекомендаций по усовершенствованию работы системы электронного документооборота.
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; Проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР; Организация архивного хранения документов.
3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ; Повышение квалификации сотрудников остается актуальным в любое время.
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ. С учетом современных технологий требование к рабочему месту секретаря возросло – в настоящее время еще требуется и принтер, и ксерокс, а так же сканер и 1 полнофункциональное рабочее место на ПК для каждого делопроизводителя.
Таким образом, мы видим, что делопроизводители формирую полноценную базу данных входящих, исходящих и внутренних документов, активно пользуются этой базой, управляют документами, контролируют исполнения документов. Технические функции постепенно вытесняются управленческой деятельностью по налаживанию надлежащего управления документами, соответственно возрастает значимость службы ДОУ в организации и повышение роли и места этого отдела в структуре учреждения.
Анастасия Сергеева, компания КС-Консалтинг
3.1….. служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; Служба ДОУ разрабатывает и внедряет не только табели и альбомы унифицированных форм документов, но и инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, и другие локально-нормативные документы, регламентирующие работу с документами, так как СЭД требует четкого маршрута движения документов, исполнения и контроля.
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам; С учетом сложившихся тенденций в ближайшее время экспедиционная обработка будет заключаться в сортировке электронной почты, регистрация документов осуществляется в СЭД, учетно-справочная работа реализовывается так же при помощи СЭД, необходимо лишь задать нужные параметры.
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; Движение, рассмотрение, подписание документов – это движение и работа с регистрационными карточками в системе и прикрепленными файлами документов.
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; Контроль хода исполнения документов осуществляется в системе над регистрационными карточками, контролерам проще отследить ход исполнения документов, просмотреть отчеты, все исполненные и неисполненные документы.
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов; Многократное копирование и тиражирование заменяется однократным сканированием.
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; В СЭД есть возможность работать с номенклатурой дел, списывать регистрационные карточки и образы документов в дела, в дальнейшем формировать архив электронных документов.
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; Вся регистрация осуществляется при помощи СЭД, видна проделанная работа по каждому обращению.
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; Исполнение поручений и работа с документами более прозрачны в структурных подразделениях в связи с использованием СЭД, также существует возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине пользователей, что существенно упрощает контроль.
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; Разработка маршрутов движение документов в системе, схем бизнес-процессов, а так же рекомендаций по усовершенствованию работы системы электронного документооборота.
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; Проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР; Организация архивного хранения документов.
3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ; Повышение квалификации сотрудников остается актуальным в любое время.
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ. С учетом современных технологий требование к рабочему месту секретаря возросло – в настоящее время еще требуется и принтер, и ксерокс, а так же сканер и 1 полнофункциональное рабочее место на ПК для каждого делопроизводителя.
Таким образом, мы видим, что делопроизводители формирую полноценную базу данных входящих, исходящих и внутренних документов, активно пользуются этой базой, управляют документами, контролируют исполнения документов. Технические функции постепенно вытесняются управленческой деятельностью по налаживанию надлежащего управления документами, соответственно возрастает значимость службы ДОУ в организации и повышение роли и места этого отдела в структуре учреждения.
Анастасия Сергеева, компания КС-Консалтинг
