 |
Системы электронного документооборота: критерии выбора
28.12.06
С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Рассмотрим наиболее значимые критерии выбора системы электронного документооборота (СЭД).
Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.
Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов.
Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота должна сочетать в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Таким образом повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия, а также снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.
Компания-производитель СЭД. В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний – независимо от уровня своих реальных возможностей - позиционируются как разработчики систем электронного документооборота. Сейчас таких компаний уже много десятков, хотя большинство из них имеет лишь единичные внедрения. Прежде всего, при выборе поставщика СЭД, необходимо обратить внимание на такие аспекты как:
• деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнёрского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);
• проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);
• услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе.
• предоставление разработчиков постоянно действующей оперативной технической поддержки.
"Пилотный" проект. После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. "Пилотный" проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам.
Обучение персонала. Вопросам обучения сотрудников при развертывании СЭД также должно уделяться самое пристальное внимание. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.
Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.
Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов.
Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота должна сочетать в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Таким образом повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия, а также снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.
Компания-производитель СЭД. В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний – независимо от уровня своих реальных возможностей - позиционируются как разработчики систем электронного документооборота. Сейчас таких компаний уже много десятков, хотя большинство из них имеет лишь единичные внедрения. Прежде всего, при выборе поставщика СЭД, необходимо обратить внимание на такие аспекты как:
• деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнёрского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);
• проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);
• услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе.
• предоставление разработчиков постоянно действующей оперативной технической поддержки.
"Пилотный" проект. После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. "Пилотный" проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам.
Обучение персонала. Вопросам обучения сотрудников при развертывании СЭД также должно уделяться самое пристальное внимание. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения.
