SaaS системы электронного документооборота - обзор


21.06.18. Компания «Аквион» перенесла СЭД в облачный SaaS-сервис Cloud SharePoint от LanCloud


Компания LanCloud объявила о переносе СЭД фармацевтической компании Аквион в облачный SaaS-сервис Cloud SharePoint. Долгое время компания использовала внутреннюю систему документооборота, развёрнутую на собственных серверах на базе Microsoft SharePoint 2007, которая сильно устарела и перестала удовлетворять потребностям бизнеса. Компания планировала переход на версию - SharePoint 2016. Это требовало 3 млн. руб. на приобретение серверного оборудования, на лицензии SharePoint Server и SQL Server, а также работы по внедрению. С целью минимизации затрат компания Аквион приняла решение рассмотреть возможность использования облачных сервисов. По результатам анализа имеющихся на рынке предложений был выбран сервис Cloud SharePoint от российского облачного провайдера LanCloud.


2015. Directum обновила ECM-решение DirectumRX до версии 2.2

Компания Directum выпустила новую версию облачного ECM-решения DirectumRX 2.2. В новой версии SaaS-решения стало проще контролировать процесс работы с документами. Пользователи теперь могут в наглядном виде отслеживать ход согласования документа на закладке «Регламент». В карточках документов и поручений появилась специальная закладка, на которой отображается состояние процессов, инициированных по тому или иному объекту. Также появилась возможность удобного согласования документов, по которым в организации нет утвержденных регламентов. В таких задачах согласующие определяются в зависимости от содержания документа. При этом поддерживаются специальные операции отправки на доработку, повторного согласования и т.д., пояснили в компании. Добавлены типы документов «Протокол» и «Служебная записка» — для них созданы карточки и настроены автоматически заполняемые шаблоны. Благодаря этому упростились и ускорились процессы формирования, согласования и поиска таких документов в системе.


2015. Directum запустил облачную систему документооборота


Directum, ведущий отечественный разработчик систем электронного документооборота (или по-модному, ECM систем) представил DirectumRX - решение для автоматизации документооборота и бизнес процессов, реализованное по модели SaaS. Система предназначена для средних компаний или отдельных подразделений крупных организаций (50-200 пользователей). Функционал включает в себя управление документами, хранилище файлов, поиск, автоматизацию взаимодействия сотрудников, ведение договорной работы и организацию делопроизводства, функции отправки поручений, возможности ведения переписки в рамках поставленных задач и автоматической настройки замещения отсутствующего сотрудника. Стоимость DirectumRX начинается от 2500 руб/мес за 5 пользователей. ***


2015. А2Б выпустила облачное решение для внутреннего документооборота компаний

Компания А2Б объявляет о запуске продаж системы электронного документооборота (СЭД) доступной онлайн и в коробочном варианте. СЭД А2Б включает самые востребованные возможности для управления внутренним документооборотом компании.  Основные возможности: хранение и учет документов компании (например, договора, распорядительная документация, служебные записки, протоколы совещаний), регистрация входящей/исходящей корреспонденции/внутренних документов, настройка журналов регистрации и типов документов, выдача поручений и отчет об исполнении, гибкая настройка маршрутов, быстрый поиск. Внедрение онлайн СЭД (saas) не потребует больших затрат времени и бюджета: программа готова к использованию сразу после регистрации на сайте a2b.su и работает через браузер. Стоимость доступна даже небольшим компаниям - всего от 500 руб/месяц на всех.


2015. СЭД DoсSpace теперь доступна в «облаке»

Компания Conteq выпустила облачную версию своей СЭД/ECM-системы DocSpace, работающей на Microsoft SharePoint 2013. В «облаке» доступна полнофункциональная версия коробочной системы DocSpace, которая обеспечивает управление всеми видами документов: организационно-распорядительными, внутренними (в том числе служебными записками), входящими и исходящими, заявками на оплату и договорами. СЭД/ECM-система DocSpace из «облака» позволяет: централизовать документооборот в едином дата-центре; сократить сроки внедрения за счет использования готовой инфраструктуры и аренды базового ПО (например, SharePoint или SQL Server); использовать именно столько лицензий, сколько действительно нужно в настоящий момент; обеспечить должную защиту данных; организовать простое администрирование и обновление.


2014. Xerox DocuShare 6.6: новые возможности для администрирования и управления контентом


Компания Xerox представила новую версию своей веб-ориентированной ECM системы Xerox DocuShare 6.6. В новой версии улучшили производительность и расширили возможности масштабирования решения. В частности, теперь администраторы могут ограничивать количество хранимых каждым сотрудником документов и объём выделенной для них памяти, настраивать индексирование содержимого в зависимости от типа файлов и просматривать подробную статистику работы сервера. При этом пользователи получили возможность применять расширенные функции поиска и устанавливать любую коллекцию документов в качестве домашней страницы. Вместе с тем в Xerox DocuShare 6.6 используется новый метод хранения контента, который упрощает структуру каталогов и повышает скорость резервного копирования и восстановления документов.


2012. Группа Optima создала первую СЭД по модели SaaS для IPSEN

Группа Optima сообщает о завершении проекта о развертывании Системы электронного документооборота по модели SaaS для московского офиса IPSEN — международной группы фармацевтических компаний. Исполнителем данного проекта выступила Optima software — структурное подразделение Группы Optima, которое специализируется на разработке заказного программного обеспечения и автоматизированных систем управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow. Благодаря использованию технологии SaaS, компания была избавлена от необходимости приобретения специализированного программного обеспечения системы электронного документооборота, равно как и общесистемного ПО, такого как серверной операционной системы и системы управления базами данных. Также, сотрудники получили не только удаленный доступ к СЭД из любой точки мира, работа, в которой соответствует внутренним процедурам, но и услуги по ее техническому сопровождению в соответствии с принятым SLA.


2012. Документооборот в "облаке" решит многие проблемы СМБ

Проблема организации документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и средний бизнес и не могут помочь СМБ. Небольшим предприятиям нужны "легкие", простые и недорогие СЭД. Впору обратиться к "облакам". Реализация совместной работы с документами для малого бизнеса является такой же важной задачей, как и для среднего и крупного. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. При этом очевидно, что превалирующие на рынке большие системы с недешевым внедрением не подходят для СМБ — руководителю маленького предприятия нет смысла платить за лишний функционал, нет своей площадки с мощным сервером и администраторов, готовых такую СЭД настраивать и поддерживать. ***


2012. Облачные СЭД уже активно используются в России

Облачные системы документооборота, по словам экспертов, уже достаточно активно применяются в различных госструктурах России. Это частные «облака», посредством которых автоматизированы процессы внутри отдельных министерств и ведомств. Государственные учреждения федерального уровня по объективным причинам готовы использовать только модель частных «облаков», и это не чисто российская специфика, а практика, принятая во многих странах мира. К примеру, они используют систему электронного документооборота Ростелекома О7.СЭД, которая ориентирована в первую очередь на органы госвласти на уровне органов местного самоуправления и ведомственные учреждения. Есть и «облачные» продукты, предназначенные в первую очередь для коммерческих организаций. Так, одной из недавних инициатив компании ЭОС в этом направлении стал запуск проекта в области SaaS. Речь идет о запуске SaaS-услуги, обеспечивающей доступ к платформе eDocLib. Сама платформа eDocLib является законченным решением для управления корпоративным контентом и организации совместной работы пользователей. ***


2011. DOX - попытка ухода от СЭД


Нас часто спрашивают, почему в рейтингах LiveBusiness нет систем электронного документооборота (СЭД). Потому, что мы не любим СЭД. Бренд "СЭД", который сложился практически только в нашей стране ассоциируется с автоматизацией бюрократии. При этом, не известно, что хуже, бюрократия или автоматизированная бюрократия. Сама технология "документов" появилась во времена, когда еще не было компьютеров. Она отлично подходит для бумаги, но переносить ее в таком же виде в компьютерные сети - все равно, что забивать гвозди микроскопом. ИТ компании, которые разрабатывают СЭД - стали заложниками реалий ведения бизнеса и государственных стандартов в нашей стране. Они вынуждены называть свои продукты "СЭД" и конструировать их на базе понятий канцелярии, приказов, писем, служебных записок и т.д. ***


2008. Подходит ли модель SaaS для документооборота на Вашем предприятии?

SaaS хорошо функционирует во многих ситуациях, но всё же не является универсальным решением. Ниже приведены несколько мыслей, которые помогут Вам определиться, подходит ли SaaS для Вашего документооборота или нет. SaaS- приложения дают возможность многим компаниям быстро автоматизировать управление контентом с такими преимуществами, как значительно более низкая цена приобретения и более простое администрирование ИТ системы. SaaS приложения позволяют получить доступ к корпоративной информации в любое время, в любом месте через Веб браузер. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержкой сервиса, и пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять. ***


2008. SaaS решения для управления цифровым контентом

Решения Software as a Service отлично подходят для DAM (систем управления цифровым контентом), покупателями которых являются или менеджер по маркетингу или креативная группа с фиксированным месячным бюджетом и слабой IT поддержкой. Но не все SaaS решения одинаково полезны .  По мнению аналитика Tony Byrne «Заключение контракта с хостинг-провайдером об установке и настройке традиционного программного обеспечения - это не то же самое, что работа с хорошо продуманным SaaS-решением, которое было с самого начала разработано компанией, занимающейся предоставлением такого сервиса.» ***