Системы для организации электронного делопроизводства - обзор


2016. Международный аэропорт Минеральные воды внедрил 1С:Документооборот

Специалисты компании ООО "Макрософт" завершили создание системы электронного документооборота в ООО "Международный аэропорт Минеральные воды". Система "1С:Документооборот 8 КОРП" объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач. В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства - должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось. Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.


2015. Администрация города Кургана повысила эффективность работы с Naumen DMS

Администрация города Кургана подвела итоги первых трех лет использования безбумажных технологий в делопроизводстве и обозначила дальнейший план развития СЭД. Внедрение современной системы электронного документооборота и управления административными процессами Naumen DMS оптимизировало работу с документами аппарата Администрации города Кургана, 6 департаментов и 15 муниципальных учреждений, обеспечив единый порядок и автоматизированный контроль всего цикла обработки документов. В СЭД Naumen DMS сегодня активно работают все сотрудники, включая первых руководителей Администрации города Кургана, департаментов и подведомственных учреждений. С помощью возможностей системы обеспечивается в установленном порядке обработка разных типов документов муниципального уровня: правовые акты, договоры, муниципальные контракты Администрации города Кургана, приказы департаментов и муниципальных учреждений, исходящие письма, внутриведомственные запросы в рамках предоставления муниципальных услуг, проекты решений Курганской городской Думы.


2015. Грузовой терминал Пулково: первое внедрение DirectumRX

С успехом завершился проект внедрения DirectumRX в ГТ Пулково. Сегодня с решением работает 50 сотрудников компании. Многие из них отмечают такие преимущества работы в DirectumRX, как сокращение количества бумажной документации и ускорение ее обработки, исключение потерь документов и удобство взаимодействия между отделами. Теперь вся документация в компании регистрируется централизованно в единой системе, и сотрудники канцелярии могут отслеживать документы, поступающие в другие отделы. Процесс делопроизводства стал максимально прозрачным и понятным, а у руководителей появилась возможность контролировать исполнение поручений. Вести договорную работу также стало проще. Проекты договоров формируются автоматически с помощью настроенных шаблонов, согласование происходит по строго регламентированным маршрутам, сотрудники могут быстро получать необходимую информацию по договорным документам компании.


2014. Группа компаний «ИНТЕКО» автоматизировала свои процессы с DIRECTUM

В ЗАО «ИНТЕКО», одном из ведущих российских девелоперов, завершился этап автоматизации делопроизводства и договорной работы. Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей. По результатам первого этапа внедрения автоматизировано управление договорной деятельностью, работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами, согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности. Настроена интеграция DIRECTUM с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.


2014. Вышла новая версия приложения Docsvision «Делопроизводство»

В новой версии приложения «Делопроизводство» для Docsvision 5 расширена функциональность и реализованы законченные сценарии обработки официальных документов. Благодаря этому, приложение может быть рекомендовано для реализации сложных проектов автоматизации развитой канцелярии. «Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации – регистрации, организации исполнения и хранения официальных документов в соответствии с законодательством и российскими практиками. В новой версии «Делопроизводство» реализованы новые объекты и сценарии: разработаны карточки документов 5 видов с расширенным набором атрибутов, журнал приема-передачи бумажных документов, настроено около 50 поисковых запросов и представлений. Благодаря этому, использовать приложение можно практически сразу после установки, с минимальными настройками.


2012. Digital Design оптимизирует архивное делопроизводство

Компания Digital Design разработала новое решение «Архивное делопроизводство», реализованное на платформе DocsVision 4.5. Приложение обеспечивает надежность хранения информации, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документов, а также включает удобную систему поиска. «Архивное делопроизводство» было разработано с учетом всех требований Федерального архивного агентства (Росархива), регламентирующего характеристики подобных систем. В основе создания приложения лежит накопленный ИТ-интегратором опыт в создании электронных архивов на базе платформы DocsVision в различных компаниях и государственных организациях. В рамках «Архивного делопроизводства» сформирована общая структура построения и ведения веб-хранилища, которая подходит для автоматизации данных процессов, независимо от сферы деятельности компании.


2011. Больница Ханты-Мансийска автоматизирует делопроизводство с системой ELMA

Компания EleWise начинает внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами ELMA в Окружную Клиническую Больницу Ханты-Мансийского Автономного округа Югры. По мере развития больниц использование бумажных документов становится все менее эффективным. Процессы утверждения затягиваются, в ходе работы с документами появляются лишние копии, архив бумаг постоянно растет - все это приводит к потерям времени руководителей и рядовых работников и увеличению затрат на обработку и хранение документов. Чтобы устранить все эти проблемы руководство ОКБ Ханты-Мансийска взяло курс на внедрение электронного документооборота. Платформой для создания новой модели взаимодействия стала система ELMA. На первоначальном этапе в проекте будет задействовано 20 сотрудников - топ-менеджеры и руководители подразделений. Внедрение системы ELMA охватит ключевые бизнес-процессы компании, будет создано единое место регистрации входящей и исходящей документации и единая база шаблонов внешних и внутренних документов.


2011. БИТ помог в 5 раз ускорить процесс делопроизводства в автошколе «Автопилот»

Нижегородский офис компании «1С:Бухучет и Торговля» автоматизировал автошколу "Автопилот" на безе продуктов «БИТ:Управление автосервисом и автосалоном 8» и «1С:Бухгалтерия 8». В результате проекта компания получила возможность вести регламентированный и специализированный учет.  В результате внедрения автошкола "Автопилот" получила единую систему для ведения учета и расчетов организации. Были решены такие задачи, как учет запчастей и отработанных часов. Появилась возможность интегрировать деятельность бухгалтерии, склада и менеджеров по работе с клиентами в единой системе, что существенно упростило выполнение учетных задач. Автоматическое формирование документов (Заявление о регистрации группы в ГИБДД, Протокол экзаменационной комиссии, Экзаменационные листы и др.) позволило в 5 раз ускорить процессы делопроизводства. Автошкола "Автопилот" продолжает сотрудничество с компанией «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) в рамках Информационно-Технологического Сопровождения (ИТС).


2010. В «Ярославском училище культуры» завершился проект внедрения системы кадрового делопроизводства «КАДРЫ»

Очередной проект по автоматизации кадрового делопроизводства завершила компания «ФогСофт» (партнер ЭОС в Ярославле) в ГОУ среднего профессионального образования Ярославской области «Ярославском училище культуры». Целесообразность перехода училища на электронный документооборот очевидна, так как на протяжении многих лет работники училища испытывали сложности в работе с документацией. Ранее вся кадровая документация велась в печатном виде, все приказы и отчеты составлялись в произвольной форме, обработка которых занимало массу времени. Процесс поиска необходимой информации также был сильно затруднен. Система «КАДРЫ» позволила полностью автоматизировать расчет заработной платы. Система полностью соответствует действующему российскому законодательству и обеспечивает следующие возможности: расчет любых начислений и удержаний; - формирование любых отчетов, обновления текущей и хранения архивной информации о сотрудниках, полноценный кадровый учет; предельно простые функции для администрирования системы.


2009. Cognitive Passport интегрирован с лидером рынка ПО для автоматизации нотариального делопроизводства

Программный продукт Cognitive Passport, разработанный компаний Cognitive Technologies, был интегрирован в программное обеспечение для автоматизации нотариальной деятельности «Экспресс». В настоящее время система «Экспресс» де-факто является стандартом в области автоматизации нотариального делопроизводства и используется нотариусами во всех субъектах Российской Федерации. В целях упрощения работы нотариуса, специалистами «Триасофт» было принято решение дополнить систему «Экспресс» возможностью сканирования и распознавания паспортов. Для реализации проекта был выбран вариант встраивания в систему «Экспресс» программного интерфейса Scanify API, обеспечивающий функционирование Cognitive Passport. Cognitive Passport — первый в России программный продукт для промышленного распознавания информации, содержащейся на гербовой бумаге.


2009. Компания «Топ-Книга» автоматизирует делопроизводство

Компания «Утилекс АйТи», российский поставщик услуг в области ИТ и консалтинга, внедряет систему для реализации долгосрочной стратегии автоматизации процессов делопроизводства в компании «Топ-Книга», крупнейшей книготорговой сети России. Для реализации выбрана система электронного документооборота «DocsVision». Уже завершен первый этап проекта, в рамках которого решена задача по оперативному управлению поручениями в «Топ-Книге». После инсталляции «DocsVision» в «Топ-Книге» сократились сроки исполнения задач за счет создания удобной системы назначения и делегирования поручений, появился инструмент для напоминания, контроля и формирования отчетности по назначенным поручениям и архив по их исполнению. В ходе проекта специалисты «Утилекс АйТи» провели обучение сотрудников «Топ-Книги» по сопровождению системы и оказали консультационную поддержку в период тестовой эксплуатации. В системе работают 100 сотрудников компании.