Системы автоматизации учета договоров - обзор


2016. Управление взаимоотношениями с контрагентами в новой версии СЭД PayDox


Вышло обновление системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox, включающее функционал CRM, позволяющий оперативно управлять текущими взаимоотношениями с клиентами и контрагентами. В СЭД PayDox реализовано полнофункциональное управление договорами с клиентами и поставщиками, и новая функциональность позволяет эффективно обеспечивать актуальность всех документов, связанных с контрагентами. Функциональные возможности CRM, реализованные в PayDox на технологиях AJAX и адаптивного кейс-менеджмента (ACM), являются гибкими и могут настраиваться в соответствии с потребностями заказчика в процессе реальной эксплуатации системы. Из системного справочника контрагентов по одному клику можно получить всю информацию, связанную с конкретным контрагентом: все кейсы (задачи, поручения, сделки, сообщения, события),  текущие документы (письма, договоры, платежи и др.), файлы документов (реквизиты, уставные документы и др.), список всех контактных лиц. Непосредственно в списке кейсов или документов пользователи  могут ответить на сообщения, согласовать документы и сделки, поставить отметку о выполнении поручений.


2016. Страховая компания НАСКО автоматизировала работу с договорами на базе DIRECTUM


Страховая компания «НАСКО» расширяет функциональные возможности ECM-системы DIRECTUM. Автоматизирован еще один бизнес-процесс – согласование заключения договоров страхования транспорта.  Работа центрального офиса и территориальных подразделений строго регламентирована. Все договоры с потенциальными рисками для компании обязательно проходят согласование в главном офисе компании. Ранее обсуждение спорных моментов происходило с использованием общедоступных почтовых сервисов, что было неудобно с точки зрения скорости и контроля работ. Документ поступал по почте, скачивался, правился и через почту возвращался обратно. Головному подразделению важно было оптимизировать и стандартизировать данную процедуру, а также обеспечить контроль со стороны внутренних аудиторов. Реализация нового функционала помогла закрыть потребность страховой компании в налаженном механизме взаимодействия удаленных филиалов с центральным аппаратом управления. Теперь свыше 100 филиалов и подразделений НАСКО осуществляют согласование договоров страхования автотранспорта в информационном пространстве DIRECTUM.


2016. FrieslandCampina Russia переходит на Docsvision 5

Компания FrieslandCampina Russia внедрила СЭД на базе Docsvision 5 с переносом договорных документов из прежней системы. Новое решение обеспечивает автоматизацию процессов согласования и хранения договорных документов и доверенностей, а также предоставляет доступ к архиву. Основной целью внедрения стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей. В ходе проекта ИТ-интегратор - компания Digital Design - автоматизировала процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей заказчика на стадиях подготовки, согласования, регистрации, пролонгации, внесения изменений, аннулирования и хранения, а также организовала доступ к архиву договорной документации, загруженной в новую СЭД из Microsoft Dynamics NAV.


2015. Контурные внедрения Docsvision – новый подход к внедрению платформы

Контурные внедрения – это готовые решения компании «ДоксВижн» и партнёров вендора, которые можно внедрять как «коробочные решения» для автоматизации конкретных контуров в условиях сокращенного ИТ-бюджета. Работы по внедрению осуществляются в течение 10 рабочих дней, включая настройку, обучение пользователей и сопровождение в эксплуатации. Лицензии предоставляются по специальной цене. Первыми из предлагаемых контуров стали: Документы, Договоры, Поручения и Делопроизводство. В рамках акции по продвижению контурного подхода до конца года действуют специальные предложения и скидки на соответствующие наборы лицензий. Оплата лицензий – после внедрения. Стоит отметить, что внедрение каждого следующего контура обходится заказчику дешевле, поскольку реализуется также на платформе Docsvision, а окупать себя контур начинает сразу по прошествии 10 рабочих дней внедрения.


2015. "1C:Документооборот" помогает АО "ДВЭУК" соблюдать сроки выполнения работ на инвестиционных проектах опережающего развития энергетики Дальнего Востока

Специалисты компании АФМ-Серверс завершили внедрение системы "1C:Документооборот 8 КОРП" в "Дальневосточной энергетической управляющей компании". Новая система, охватившая 200 рабочих мест, объединила работу пяти подразделений предприятия, удаленных друг от друга на тысячи километров. В электронный вид переведено формирование первичных заявок на строительство энергообъектов, сметной документации и кадровых приказов. В результате бумажный документооборот сокращен более чем в 2 раза. Вдвое ускорилась обработка и согласование финансовых документов, договоров с подрядчиками и поставщиками строительных материалов и оборудования. Это помогает компании оперативно управлять реализацией инвестиционных проектов в условиях удаленности производственных подразделений от центра принятия решений и разницы в часовых поясах, а также бесперебойно снабжать объекты строительства всеми необходимыми ресурсами.


2015. Стартовал проект по внедрению Docsvision в СТД «Петрович»

Компания Digital Design приступила к реализации проекта внедрения системы электронного документооборота Docsvision 5.3 для Строительного торгового дома «Петрович». В рамках проекта будут автоматизированы три процесса: согласование договоров, Service Desk, а также сканирование и проверка первичной документации. Кроме того, будет осуществлена интеграция СЭД с действующей у заказчика системой 1С. На первом этапе к работе в СЭД будет подключено 600 пользователей из всех территориальных подразделений компании. Учитывая размер торговой сети, особое значение в проекте занимает автоматизация процесса согласования договоров. Внедряемое решение позволит не только вести упорядоченный учет договоров и оперативно контролировать все этапы согласования, но и существенно повысить координацию действий сотрудников, вовлеченных в договорную деятельность.


2015. СЭД ТЕЗИС упростила согласование документов в Санкт-Петербургском государственном экономическом университете

Санкт-Петербургский государственный экономический университет (СПБГЭУ) успешно реализовал электронное согласование договоров на базе системы управления документами и задачами ТЕЗИС. В рамках внедрения был реализован уникальный процесс согласования электронных документов между подразделениями университета. Реализация процесса стала возможной благодаря встроенному визуальному конструктору бизнес-процессов, который является компонентом Стандартной редакции системы ТЕЗИС. Электронное согласование существенно упростило коммуникацию между подразделениями. В планах организации - реализовать аналогичный по сложности бизнес-процесс, а также применять возможности электронно-цифровой подписи.


2015. В ABI PRODUCT завершен проект внедрения электронной системы согласования договоров ELMA

В ABI PRODUCT - одной из крупнейших мясоперерабатывающих компаний в России - реализован проект внедрения электронной системы согласования договоров на базе системы ELMA ECM+. Основной целью проекта было создание условий для ускорения прохождения основных договорных процессов, а также для снижения рисков их сопровождения. Благодаря внедрению ECM достигнута экономия средств на управленческие расходы (система освободила сотрудников компании от рутинной работы движения договора на бумажном носителе от подразделения в подразделение в ручном режиме). Реализована электронная система согласования договоров сделала процесс согласования договоров прозрачным и оперативно управляемым, исключила потерю или несанкционированное изменение текста договора. Система позволила значительно сократить время движения договора из-за оптимизации или исключения некоторых этапов процесса. Внедрение системы также показало несовершенство процесса по некоторым видам договоров, что способствовало изменению смежных процессов.


2015. Группа Компаний ПИК перевела работу с договорами в DIRECTUM

Компания Акелон осуществила внедрение системы DIRECTUM в ОАО «Группа Компаний ПИК» – одном из ведущих российских девелоперов в области жилой недвижимости. С помощью ECM-системы специалистами Акелон автоматизировано более 1100 пользователей в центральном офисе и десяти дочерних и зависимых обществах Группы. Особенность проекта – разработка и внедрение решения по работе с договорными документами, которое существенно расширяет стандартный функционал модуля «Управление договорами». Разработанное на платформе системы DIRECTUM решение позволило автоматизировать основные процессы работы с договорными документами, начиная с оформления заявки на разработку текста документа, согласования договора, заканчивая процессами расторжения и аннулирования.


2015. Завершено внедрение Docsvision в компании T-Systems

Завершён проект внедрения автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении компании T-Systems. Результатом проекта стала прозрачность процесса договорного документооборота и его ускорение благодаря параллельной обработке документов. Проект по внедрению Docsvision 5.3 реализован за 3 месяца. Решение будут использовать сотрудники московского, петербургского и воронежского подразделений компании T-Systems. По его итогам удалось добиться снижения времени, затрачиваемого на обработку договорных документов, в среднем на 40% (за счёт введения параллельных этапов обработки). Обеспечены повышение степени контролируемости договорного процесса в организации и возможность быстрого поиска договорных документов.


2014. «1С-Рарус» создал единое хранилище договоров в компании «Одинцовское подворье»

ТЦ «Одинцовское подворье» построен в 2002 году. «Одинцовское подворье» занимается сдачей в аренду различных складских помещений, торговых площадей и оказывает огромный комплекс различных рыночных услуг. Руководство приняло решение о приобретении программного продукта «1С:Документооборот». За помощью в проведении автоматизации компания обратилась в «1С-Рарус». «1С:Документооборот» позволил упорядочить работу с документами, сократить время поиска нужной информации, а также повысить качество формируемой документации. Сотрудники «1С-Рарус» разработали для каждого вида договора шаблон с полями для заполнения и прописали регламенты по заполнению в зависимости от формы собственности корреспондента. Разработали нумераторы для созданных видов документов и внесли изменения в программу с учетом специфических требований «Одинцовского подворья» к нумерации документов.